Protocolo y Ceremonial

MANUAL DE CEREMONIAL Y PROTOCOLO

PREFACIO

El presente manual procura establecer criterios para la búsqueda de la excelencia en el desarrollo de las responsabilidades que le compete al Ministerio de Servidores CCN, en todas las actividades relacionadas con la organización de eventos, sea cual fuere su magnitud, exigencia y compromiso.

 Es común dar por sentado que es suficiente, con la práctica diaria, lograr una buena formación en el área de ceremonial y protocolo, y en parte esto puede ser cierto;  no obstante, es necesario adquirir un cúmulo de conocimientos fundamentales, teóricos y técnicos, que permitan llevar nuestro servicio a niveles de profesionalismo y excelencia.

Iniciamos este manual realizando un recuento básico de conceptos de Ceremonial y Protocolo, reglas de comportamiento en eventos de toda clase, clase de asistentes protocolares, conceptos comunes del lenguaje protocolar, reglas del protocolo social y etiqueta en la mesa, para luego abordar la planificación y organización de un evento, desde nuestra perspectiva, en su preparación, desarrollo y término del mismo.

El trabajo que presentamos a su consideración, está basado en años de experiencia en la organización y desarrollo de congresos y conferencias, de todos aquellos que en alguna medida hemos participado a pequeña, mediana y gran escala, en contextos regionales, nacionales e internacionales de la Federación Centro Cristiano para las Naciones. Es nuestro deseo que esta guía se convierta en un aporte efectivo para el ejercicio de las actividades, no sólo de los miembros y equipo del Ministerio de Servidores, sino de todas aquellas personas que de manera directa o indirecta intervienen en el desarrollo total de un evento.

Carlos E. Pirela S.

Coordinador de Protocolo de la Federación Centro Cristiano para las Naciones (CCN).

"Y sabemos que a los que aman a Dios, todas las cosas les ayudan a bien, esto es, a los que conforme a su propósito son llamados." Romanos 8:28.

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AGRADECIMIENTOS

A nuestros Apóstoles Guido Raúl y Elba de Ávila. Por el apoyo permanente y la confianza que han depositado en nosotros, en la coordinación del Ministerio de Servidores.

A nuestra Líder Ministerial, la Pastora Apostólica Luz Marina Cárdenas, bujía y maestra de nuestro Ministerio y a quien amamos profundamente y quien nos ha estimulado a escribir este manual.

A Dora Salcedo y Donado Cochi con quienes me inicié de los que aprendí mucho.

A nuestros hermanos miembros del Ministerio de Servidores CCN donde quiera que se encuentren. Por su espíritu de servicio y solidaridad demostrado con su participación en el buen desarrollo de todos los eventos organizados por la Federación Centro Cristiano para Las Naciones.

A todo el personal de voluntarios. Que con su esfuerzo, colaboración y dedicación contribuyen enormemente al desarrollo exitoso de nuestros eventos. Junto a ellos la tarea es más fácil.

A las personas fieles al Señor y a la visión CCN. Porque son nuestros diarios forjadores de carácter y disciplina.

CONTENIDO

TEMAS
CAPITULO I
Ceremonial y Protocolo. Definiciones y antecedentes
Origen del Ceremonial y el Protocolo
¿De dónde se nutre el protocolo?
Protocolo y Ceremonial
Personal de Protocolo y Ceremonial
La Precedencia
Nomenclatura de Funcionarios del servicio Protocolar
Protocolo Social y Etiqueta
¿Cómo ser un buen Anfitrión?
¿Cómo ser un buen invitado?
Las Presentaciones
Las Invitaciones
El Tratamiento
Modales en la Mesa
CAPITULO II
¿Cómo lo hacemos en CCN
Organización General
Reclutamiento
Selección
Adiestramiento
Recomendaciones a los líderes de equipos
Organización de los equipos de trabajo
Atención a Conferencistas e Invitados Especiales
Atención en Aeropuerto
Atención en Hoteles
Atención en el recinto del evento
Protección y Control de Pérdidas
Organigrama Funcional
Nota Final
Epílogo

"Todo lo que hagáis, hacedlo de corazón, como para el Señor y no para los hombres;  Sabiendo que del Señor recibiréis la recompensa de la herencia; porque a Cristo el Señor servís". Col. 4:23-24.

El Ceremonial y el Protocolo

Definiciones y Antecedentes

Para hacernos una idea sobre el uso y la importancia del protocolo y el ceremonial, comenzaremos por enumerar algunas definiciones relativas a estos términos.

1.- Ceremonial: Conjunto de normas y formalidades de una ceremonia. Forma de proceder en un acto exterior establecido por normas legales o sociales. Procedimiento establecido para determinado tipo de ceremonia.

2.- Protocolo:

a. Fórmulas o reglas que rigen el intercambio de informaciones     entre dos equipos o dos sistemas interconectados entre sí.

b.En medicina: conjunto de informes que se elaboran inmediatamente después de realizado un acto quirúrgico

c. En Derecho Internacional: Disposiciones anotadas después de un trabajo o convenio para hacer ciertas precisiones.

d. Conjunto de reglas de cortesía y urbanidad establecidas para determinadas ceremonias y que reglamentan los diferentes actos existentes en ellas.

e. Regla ceremonial diplomática establecida por decreto o por la costumbre.

3.-Acto: Evento especial de rango protocolar destinado a cubrir actividades puntuales en un tiempo relativamente corto con un promedio de dos (02) horas. Ej., Actos de juramentación, condecoraciones, tomas de posesión, graduaciones o inauguraciones

4.- Ceremonia: (Lat. Ceremonial). Acto solemne que se celebra de acuerdo a determinadas normas dictadas por la ley o la costumbre.

Ceremonial: Modo como debemos actuar en actos solemnes que hayan sido previamente normados por la autoridad civil, militar, eclesiástica o diplomática. Es la aplicación de reglas fijas para evitar confusiones y ahorrar tiempo en una ceremonia.

Origen del Ceremonial y el Protocolo

El Ceremonial y el Protocolo tienen su origen en el inicio mismo de la vida del hombre, y en la necesidad de éste de dar un carácter especial a ciertas ocasiones, como el inicio de las cosechas, las fiestas religiosas, nacimientos, actos fúnebres, y otros.

El hombre comenzó a realizar ceremonias especiales con herramientas y utensilios particulares para destacarlas, rindiéndoles culto con solemnidad y con un respeto muy particular. Ejemplos de esto pueden hallarse en las paredes de las cuevas prehistóricas donde aparecen utensilios, joyas y hasta sus normas. Estas ceremonias fueron pasando de generación en generación por el uso y la costumbre. Dependiendo de la cultura y ubicación geográfica, estas ceremonias variarían, pero la naturaleza gregaria del hombre las convierte en casi universales, y fácilmente reconocibles por todos.

Por otra parte, la necesidad de reconocimiento del hombre y la imposición de su autoridad sobre los otros, bien sea por vía religiosa o por el uso de las ideas o de los ejércitos, determinó luego que se utilizaran ceremonias especiales para rendir tributo a estos jefes, monarcas, emperadores, faraones y otros que debían ser destacados sobre los demás para afianzar su autoridad, estimular el respeto hacia la familia, el Estado y la sociedad, al tiempo de educar sobre el orden social, moral y jurídico.

Esto ha ido evolucionando hasta la aplicación de normas escritas de proceder obligatorio que regulan el protocolo y el ceremonial hasta nuestros días. Una de las clasificaciones más utilizada es la siguiente:

o  El Protocolo Social: hace referencia al nacimiento, proceso de formación y socialización del individuo, su desarrollo y muerte. Su aparición data de miles de años A.C. El protocolo social que comienza a reglamentar la vida social, el tratamiento en sociedad y la etiqueta aparece aproximadamente en 1660 A.C.

o El Protocolo de Estado: que solemniza y destaca los símbolos del poder con el desarrollo del estado nación. Aparece hace tres mil años A.C.

oEl Protocolo Deportivo: el cual premia a los atletas y estimula la competencia, llegando a definir criterios comunes entre los pueblos. Data de uno 776 años A. C.

o El Protocolo Militar: Estimulaba y solemnizaba la disciplina militar y el poder de un estado sobre otro. Apareció aproximadamente 350 años A. C.

o El Protocolo Diplomático: Establece la representatividad de un estado entre otro, propugnando la paz. Aparece aproximadamente en el año 160 D.C.

o El Protocolo Eclesiástico: Conjunto de reglas que norman las ceremonias o actos religiosos. Dependiendo de los Estados y las leyes que amparan las diferentes denominaciones, se llevarán a cabo los diferentes protocolos eclesiásticos.

¿De dónde se nutre el Protocolo?

1.  La Tradición: que pasa de una generación a otra por el uso y la costumbre.

2.  La Historia: que ha provocado cambios en el uso y la costumbre de los hombres, bien sea, a motus propio o por imposición de un Estado sobre otro. (guerras, tratados, convenios internacionales, etc.).

3.  El Derecho: la necesidad de regular los espacios y ocasiones de la vida de los hombres, ha determinado también la evolución del Protocolo, resolviendo las dudas que puedan surgir mediante la Constitución, las Leyes Orgánicas, Leyes especiales, Códigos, Decretos, Ordenanzas, Acuerdos, Resoluciones, etc.

4. La Jurisprudencia: las decisiones tomadas por las cortes o tribunales nacionales, determinan también las precedencias y tratamientos.

"Nada hagáis por contienda o por vanagloria; antes bien con humildad, estimando cada uno de los demás como superiores a él mismo; no mirando cada uno por lo suyo propio, sino cada cual también por lo de los otros." Filipenses 2:3,4.

EL CEREMONIAL Y EL PROTOCOLO

A la hora de organizar un acto público o privado o cuando necesitamos atender a diferentes personalidades, que por su cargo, antigüedad o jerarquía requieren de un trato especial, tenemos una gran responsabilidad, que mal manejada, puede dejar una impresión indeleble y desagradable de nuestra institución, dañando la imagen de ésta.

En cambio, si se presta una diligente, cortés y agradable atención, pueden estrecharse los lazos de amistad y afecto hacia nuestra institución, procurando una imagen corporativa o institucional positiva.

Para ello es indispensable hacer una buena escogencia para la atención de estas personalidades.

Personal de Ceremonial y Protocolo.

El Maestro de Ceremonias: es quien se encarga de dirigir el acto, anunciando a los presentes que es lo que sigue a continuación en el evento. Debe ocupar el Presidium, ubicando a las autoridades en sus respectivos puestos, según su cargo, antigüedad o jerarquía. Deberá estar pendiente de estas personalidades, asistiéndolas en cuanto necesiten cuando el personal con el que se cuenta sea muy reducido. Así mismo, se encargará de preparar el vocativo y de llevar el programa durante todo el acto.

·        Se estila que el maestro de ceremonia se encargue de decir las palabras iniciales de bienvenida, los saludos protocolares, para luego leer la síntesis curricular de las autoridades ubicadas en el Presidium de ser necesario.

·        El Maestro de Ceremonias no abandona el acto hasta que el mismo culmina.

·        Un buen Maestro de Ceremonias debe ser puntual: debe llegar por lo menos con una hora de anticipación para supervisar todos los detalles de su trabajo, y coordinar con los organizadores del evento los pormenores del programa.

·        Debe preparar por escrito y ensayar todo cuanto va a decir, para evitar confusiones ya que los nervios pueden hacer que se cometan errores al hablar.

·        Debe en lo posible actualizar el vocativo antes de iniciar el acto.

·        Procurará hacer ejercicios de voz y dicción que le permitan leer con claridad y expresarse correctamente con un tono de voz adecuado.

·        Asistirá a los actos correctamente vestido sin ser llamativo en su vestir. Debe mantener una Postura y adecuada sus maneras.

·        Al desplazarse por el Pódium y el Presidium, lo hará sin apuros y con seguridad.

·        Siendo que mantiene una buena visión de todo el acto, establecerá contacto visual con los asistentes de protocolo para cualquier requerimiento.

·        Mantendrá una buena postura la cual no debe ser muy rígida para evitar agotarse.

·        Elaborará y controlará la colocación las tarjetas de Precedencia.

·        En el programa velará porque las personas que intervengan lo hagan de menor a mayor jerarquía, siendo el último en hablar, quien tenga mayor jerarquía dentro del acto.

Conceptos que debemos manejar con claridad de significado e importancia y que conforman los elementos principales en el lugar donde se desarrolla una ceremonia.

Presidium: Es el lugar donde se ubicarán las autoridades y personalidades invitadas que harán una presentación o discurso del evento y los cuales deben ser ubicados de acuerdo a su jerarquía o nivel de autoridad. En caso de que el acto requiera la entrega de reconocimientos, estos deberán organizarse de acuerdo con el orden de entrega. Se estila colocar al anfitrión del evento o persona de más jerarquía en el centro del Presidium.

Pódium o Rustrum: Lugar donde se ubica el Maestro de Ceremonias y de donde dirigirá ésta. También puede ser utilizado por las autoridades que presiden el acto o los invitados especiales al momento de dirigirse al público.

Backing: Mural o pantalla de grandes dimensiones que se utiliza para proyectar imágenes o colocar mensajes corporativos referentes al evento o a la institución que lo organiza. Suele colocarse detrás del Presidium, donde el público tenga una buena visión de éste.

Banderas: se utilizan para engalanar el acto o la sala donde se celebra éste. Es de gran importancia la colocación de la Bandera Nacional; en tal caso deberá colocarse detrás y a la derecha del Presidium (que será la izquierda viéndolo desde el público) y a mayor altura que el estrado donde se encuentran las autoridades que presiden el acto. A la izquierda del estrado podrán colocarse las banderas regionales o los estandartes de la institución. Si se utilizan grupos de banderas, la Nacional deberá quedar en el centro y en un asta de mayor altura; el resto se colocarán a los lados en forma alternada de acuerdo al orden de precedencia.

Podium

Banderas

Backing

Presidium

Vocativo: el vocativo es un grupo de tarjetas, un listado o relación  que se utiliza para saludar a las autoridades y personalidades que asisten al evento o ceremonia en orden de precedencia, es decir de mayor a menor jerarquía, de forma que las personalidades presentes se sientan reconocidas. Debe anotarse los nombres correctos, cargos, títulos profesionales y honoríficos.

En el caso de personalidades públicas de elección como Presidentes, Gobernadores, Alcaldes o de cargos vitalicios como los oficiales de la Fuerza Armada o de profesionales titulados, el cargo debe anteceder al nombre. Ejemplo:

Ciudadano Presidente de…

Ciudadano Ministro de…

Ciudadano General de División…

En los casos en que la persona detente un cargo por designación de otro funcionario se colocará primero el nombre y luego el cargo. Ejemplo:

Ciudadano Carlos Díaz, Procurador General de la República.

El Vocativo es un elemento auxiliar del Maestro de Ceremonias de gran importancia a los efectos de llevar a cabo y concluir con éxito un acto ceremonial; el mismo debe ser actualizado en todas sus partes antes de comenzar el acto con el objeto de no cometer errores de omisión que puedan en un momento producir malestar entre los asistentes.

La Precedencia:

Criterios para la Precedencia.

Para definir la Precedencia se deben utilizar varios tipos de criterios lógicos y jurídicos, como el uso de la derecha, la antigüedad, el género, la puntualidad, el propietario de la casa o el orden alfabético.

1.     El Uso de la Derecha: Cuando se usa este criterio el anfitrión del evento se coloca en el centro dándole el lugar de honor a la personalidad que se coloca a su derecha (siempre visto desde la espalda del anfitrión); el siguiente lugar de importancia será el ubicado a la izquierda del anfitrión, el siguiente a su derecha y así sucesivamente. Este criterio se debe utilizar no sólo en el Presidium sino en la sala y en la mesa.

2.     La Antigüedad: Este criterio se utiliza para resolver problemas en los que existe equivalencia, es decir, donde hay cargos o rangos iguales. En este caso se utilizará la mayor antigüedad para determinar la precedencia. Es utilizado para establecer la precedencia de por ejemplo Presidentes, Oficiales de la Fuerza Armada, Diplomáticos, Jerarcas Eclesiásticos, etc.

3.     El Orden Lineal: cuando varias personas caminan en orden lineal (una detrás de la otra), la personalidad que camina adelante será la de mayor rango o la que tenga precedencia sobre las otras, salvo que caminen en números impares; en este caso el del medio será el de mayor rango o precedencia, a su derecha el segundo en rango y a su izquierda el tercero.

4.     El Género: En este caso se toma en cuenta si la persona  es una dama o un caballero. Así cuando la dama tiene una jerarquía propia, se le dará la que tiene y si no tiene asumirá la de su esposo, pero teniendo en cuenta que sólo lo hará para cuestiones protocolares en actos oficiales.

5.     El Cargo: en este caso la persona de mayor cargo, ocupara el sitio de preferencia sobre los de menor cargo. Cuando se utiliza este criterio debe cuidarse de colocar en el Presidium a la persona de mayor cargo que pueda representar a otros para evitar un lugar demasiado tumultuoso y que pueda deslucir el evento.

6.     El Anfitrión: El anfitrión, cuando lo hay, es responsable del acto, por tanto, tendrá derecho al sitio de honor, luego se colocará al invitado de honor a la derecha del anfitrión.

7.     La Jurisdicción: En este caso tendrá la precedencia la mayor autoridad de la jurisdicción territorial donde se realiza la ceremonia.

8.     La Puntualidad: Siendo que por norma protocolar los actos deben realizarse con puntualidad, la precedencia se establecerá con las personalidades en la ceremonia a la hora de iniciar el mismo, no pudiendo subir al Presidium ninguna persona que llegue posteriormente a menos que lo indique quien preside el acto. Cuando una persona llega después de iniciado el acto deberá ubicarse en el sitio que le indique el funcionario de protocolo y no en otro.

9.     El Orden Alfabético: Se utiliza mucho en Europa como una forma de evitar conflictos ante la firma de tratados o convenios. Los funcionarios de los diferentes países se colocan estableciendo la Precedencia por orden alfabético o colocando la Precedencia en orden alternado alfabéticamente.

10. El Invitado de Honor: El invitado especial siempre ocupará el lugar a la derecha del Anfitrión. La excepción, está cuando el anfitrión voluntariamente cede el puesto de honor al invitado especial.

11. Los Entes y Organizaciones Autónomas: Cuando se trata de institutos autónomos como Universidades, Asamblea Nacional, Gobernaciones, Alcaldías Asambleas Legislativas, Consejos Municipales, Iglesias, otros Poderes Públicos o entes Autónomos y sea visitado por el Presidente de la República, éste siempre ocupará el puesto de honor a la derecha de la máxima autoridad del organismo.

12. La Precedencia en el Área de Protocolo: El personal de Protocolo siempre procurará reservar sitios destinados a invitados especiales de último momento para ese evento o área destinada a imprevistos. Los funcionarios protocolares ubicarán allí a estas personalidades en orden según su propio criterio, y una vez se inicie el acto llenará los sitios desocupados para evitar lugares vacíos indeseables en las imágenes que se puedan enviar a través de los medios de comunicación.

13. Cuando la Mujer tiene Rango y el Esposo no: Se colocará, de ser posible una silla detrás del asiento de la dama con rango para que él acompañe a su esposa, siendo en este caso que el hombre no recibe el mismo tratamiento que su esposa cuando ésta tiene el rango.

Nomenclatura de funcionarios del Servicio Protocolar

La presente nomenclatura no es exhaustiva y debe tenerse únicamente como marco referencial, pudiendo agregarse otras o modificar el nombre de algunas.

Jefe o Coordinador de Protocolo y Ceremonial: Es la persona responsable de planificar, organizar y ejecutar las ceremonias previstas en un evento y dirigir al equipo protocolar en la realización y puesta a término del proyecto. Entre sus responsabilidades puede agregarse las relaciones institucionales e imagen corporativa de la institución para la que trabaja.

El Anfitrión: Es quien se encarga de recibir y atender al público asistente a un acto y por lo general tiene una carga fuerte en la ejecución de un evento, debiendo chequear hasta el más mínimo detalle de la logística. Esta labor puede ser realizada por un Attaché o Asistente de Protocolo debidamente preparado.

¿Cuál es el perfil de un Anfitrión ideal?

·        Un Anfitrión ideal sabe lo que debe hacer, siempre trata de estar bien informado sobre la actividad que se va a realizar.

·        Sabe cómo debe hacerlo, conociendo el protocolo y el ceremonial, se conduce correctamente y es oportuno.

·        Sabe con qué hacerlo, para cada ocasión sabe que logística necesita, además, posee habilidades y destrezas que le permiten elaborar invitaciones,  comunicaciones escritas, tarjetas, programas, etc.

·        Es una persona motivada hacia el logro de sus objetivos, procurando con ello hacer las cosas de la mejor manera posible.

·        Debe ser organizado, usando un método que le permita almacenar información y utilizarla previa consulta en el momento oportuno (ubicación de baños, teléfonos, etc.).

·        Debe ser puntual, condición indispensable pues, debe recibir a los invitados y velar por que la logística esté a punto antes de comenzar el acto.

·        Debe ser sinérgico, es decir, debe trabajar en el mismo sentido que su institución o sus compañeros para el mejor y más rápido logro de los objetivos, evitando la pérdida de tiempo y esfuerzo.

·        Debe ser atento con el público.

·        Procurará ser disciplinado y responsable con las asignaciones que se le dan no abandonando sus funciones a menos que se le solicite.

·        Cuidará de su imagen personal siendo discreto en el vestir y aseado en su apariencia física.

·        Debe ser discreto. No debe hacer comentarios de lo que escucha de boca de las autoridades en los actos, evitando hacerse eco de chismes.

·        Debe observar buenos modales y poseer una gran dosis de paciencia.

·        Debe tener a mano siempre, bolígrafo, papel, fósforos o yesqueros, tarjetas de presentación y de teléfono, caramelos (no chicles) y dinero en efectivo de ser posible  a fin de poder solucionar cualquier eventualidad que se presente.

·        Debe tener consciencia de no mezclar los problemas personales con sus obligaciones cuando se presenta en un evento.

El Asistente o Attaché de Protocolo (Guía Protocolar): Es un personal especialmente entrenado para llevar la agenda ejecutiva, social, profesional o personal de una personalidad o grupo de personalidades que le son asignadas, sirviéndoles de guía y de apoyo durante  un tiempo asignado.

Es una persona debidamente entrenada para realizar las actividades necesarias con el fin de llevar a buen término todos los actos que componen una ceremonia.

Este personal debe poseer unas características especiales para poder desempeñar correcta y eficientemente sus funciones.

·        Debe tener una sólida cultura general ya que la personalidad a quien atenderá seguramente hablará con él sobre temas muy diversos. Razón por la cual debe ser bien educado e informado.

·        Conocimientos y experiencias en las diferentes áreas de responsabilidades.

·        Alta vocación de servicio y sentido de pertenencia hacia la institución a la que sirve. Proactivo.

·        Debe ser puntual.

·        Debe mostrar capacidad de liderazgo; honesto y justo.

·        Debe tener capacidad organizativa, de supervisión y de impartir instrucciones claras y precisas. Debe ser capaz de resolver problemas.

·        Facilidad de expresión verbal. En lo posible debe dominar otro idioma que le permita comunicarse efectivamente con personalidades extranjeras. Debe procurar además informarse de los usos y costumbres del país de procedencia de la personalidad a su cargo.

·        Tendrá una buena apariencia personal, siendo discreto en el vestir y al hablar.

·        Deberá ser en todo momento una persona paciente, haciendo sentir a la personalidad o personalidades como si estuvieran en su casa, claro, manteniendo ciertas normas de comportamiento. Debe tener conocimiento en el manejo de las emociones, tanto propias como interpersonales.

·        Deberá ser desenvuelto sin llegar a extremos, para no incomodar a los demás. debe ser hábil para socializar con las personalidades a su cargo, sin llegar a intimar demasiado.

·        Dado a que por lo general este servicio se presta a personalidades que se encuentran de viaje en nuestro país, el asistente de protocolar debe estar al día en todo lo referente a trámites aduanales, tanto de entrada como de salida en aeropuertos, recibiendo a las personas y prestándoles un servicio V.I.P., agilizando sus trámites y ahorrándole tiempo e incomodidades.

·        Deberá ser prudente para saber cuándo dejar tiempo privado para la persona que atiende.

·        Por ningún motivo debe presionar a las personalidades en el cumplimiento de los itinerarios del evento, reuniones, comida o traslados.

·        Coordinará el transporte, la ubicación y los gastos, de ser solicitado por la persona a la cual atiende.

·        Debe estar bien informado sobre los recursos del hotel o sitio de alojamiento.

·        Podrá sugerir sitios de compra pero, siempre tomando en cuenta la condición económica de la personalidad que atiende.

·        Deberá estar atento a los gustos gastronómicos de cada personalidad, así como sus limitaciones (regímenes dietéticos, prohibición de consumo de ciertos alimentos o ingredientes, etc.)

·        Debe ser cuidadoso en extremo de toda norma y nunca debe violar la ley.

·        Debe evitar en todo momento mostrarse como un fanático de la personalidad a la que atiende, evitando solicitudes de autógrafos, fotos, etc.

"Entonces nuestra boca se llenará de risa. Y nuestra lengua de alabanza; Entonces dirán entre las naciones: Grandes cosas ha hecho Jehová con éstos. Grandes cosas ha hecho Jehová con nosotros; Estaremos alegres." Salmo 126: 2-3

PROTOCOLO SOCIAL Y ETIQUETA

Etiqueta: es el ceremonial que se debe observar en actos públicos solemnes o en actos de la vida privada y que se rigen por las tradiciones, costumbres y ritos que norman o regulan la vida social en cada región o nación.

Dícese también  de las fiestas o reuniones en las que se exige un comportamiento y un traje adecuado.

Reglas de Protocolo Social

Para nuestra vida en sociedad debemos observar una serie de normas y/o reglas que nos permitan desenvolvernos correctamente, al tiempo de dar una buena imagen a las personas que nos rodean y con quien debamos interrelacionarnos. Estas reglas nos evitarán malos ratos en las cenas, cocteles, almuerzos u otros, al presentarnos social o profesionalmente o cuando debamos organizar o asistir a algún evento social, siendo entonces un buen anfitrión o un buen invitado.

Cortesía: La educación y el respeto a las personas no está reñido con la defensa de las convicciones que tenga cada quien. Cortesía es  una demostración o acto con que se manifiesta la atención, respeto, o afecto de una persona hacia otra.

Fórmulas de cortesía:

-          Todo se pide “por favor”.

-          Todo se contesta con “gracias” o “muchas gracias”.

-          Otras fórmulas utilizadas son “perdón y disculpe” antes de dirigirnos a alguien o cuando queremos llamar su atención.

-          Si se llega tarde a una reunión se utiliza “discúlpeme por favor” dando una breve explicación del porqué del retraso.

-          Nunca debemos olvidar los “buenos días, buenas tardes o buenas noches” al entrar a un sitio de reuniones, cuando nos cruzamos con una persona en un sitio cerrado, una escalera, un salón, un pasillo, etc. El uso de estas fórmulas denotará el grado de educación y cortesía de la persona.

El Aseo: toda persona en actividad protocolar debe estar debidamente aseada, con el cabello bien lavado y peinado evitando el uso de accesorios en él, la cara limpia y bien rasurada, en el caso de los caballeros. Debe observarse el uso de desodorantes, los dientes bien cepillados. Los caballeros deben usar las uñas cortas y limpias. Las damas las uñas arregladas, bien cortadas y limadas. Nuestra higiene personal debe ser impecable. Recordemos que nuestra imagen, nuestra apariencia física es nuestra carta de presentación.

La Vestimenta: nuestra vestimenta debe estar impecable, nuestra ropa bien planchada, evitando llevar prendas desteñidas o raídas. En los actos los caballeros deben usar traje y corbata o al menos el uso de una buena chaqueta que transmita una imagen de sobriedad. Deben mantenerse los zapatos limpios y evitar el uso de colores escandalosos o demasiado llamativos para la ropa formal.

El vestuario femenino es mucho más amplio y variado que el masculino, pero debemos mantener en el vestuario de trabajo una línea clásica y elegante. Un ropero clásico deberá contar con dos trajes de chaqueta de corte clásico que sirven para la mayoría de las ocasiones. Tres o cuatro blusas que combinen bien con el traje de chaqueta, dos o tres faldas de corte clásico por encima de la rodilla. Adicionalmente pueden tener una serie de pantalones, suéteres y chalecos que puedan ponerse en ocasiones más informales.

Zapatos cerrados tipo zapatilla de tacón de tamaño no mayor a 7 cm. para las ocasiones formales, alguno de tacón bajo e incluso zapato plano para ocasiones informales. Las medias deben combinar con el traje. En todo caso, el color del calzado debe estar acorde con el color del uniforme. Nunca se debe utilizar sandalias.

Se debe contar por lo menos con una muda de ropa interior para cada día de la semana.

Aunque la vestimenta es regida por la moda y la costumbre, debemos recordar que la elegancia por lo general es sinónimo de sencillez, sobriedad y armonía. En el caso de las damas que se desempeñan en Protocolo, deben evitar los escotes, los colores llamativos y el uso de zapatos muy altos, pues resultan incómodos cuando deban permanecer mucho tiempo de pie. Por lo general el personal de protocolo de las diferentes organizaciones, utilizan un traje de taller que consta de una blusa, chaqueta de taller y falda a dos dedos por encima de las rodillas, medias negras de Nylon, zapatos cerrados de tacón no muy alto. Puede sustituirse la falda por un pantalón del mismo estilo y cuyo ruedo nunca debe tocar el piso, pero tampoco debe exponer partes del pie, como los tobillos.

El vestuario básico masculino debería contar con dos trajes de corte clásico, uno de ellos oscuro apropiado para la mayor parte de las ocasiones, media docena de corbatas (preferiblemente unicolores y lisas) que combinen con los trajes y las camisas, al menos dos chaquetas de corte moderno para ocasiones menos formales que combinen con los pantalones, camisas o franelas tipo chamase. Dos o tres pantalones, al menos uno de ellos de vestir para combinar. Las camisas de vestir deben ser de cuello duro, preferiblemente de corte clásico.

En todo caso, el funcionario de protocolo debe utilizar en su vestimenta colores discretos. Los más utilizados son el negro, el azul marino y el gris oscuro para actos formales y de noche. El gris claro y el beige o el blanco para el día y ocasiones informales. El calzado siempre debe estar acorde con la vestimenta. Las blusas y camisas deben ser más claras que los trajes. Esto se aplica también para las corbatas las cuales se recomienda sean unicolor, evitando los colores llamativos.

Los accesorios tales como zarcillos (aretes o pendientes) deben ser discretos y abrochados a la oreja. No es permitido pendientes que cuelguen ni muy grandes o llamativos; esta misma regla debe aplicarse para los collares, cadenas, gargantillas, pulseras, esclavas y brazaletes las cuales deberán ser de diseño sencillo. En todo caso los accesorios deben usarse si son permitidos y no desentonan con el resto de la vestimenta. Recordemos el principio de la elegancia.

Las posturas correctas. Un aspecto que no debe dejarse a la improvisación es la manera como el Asistente de Protocolo adopta posturas al estar de pie, al sentarse, al caminar o al gesticular. Todos nuestros movimientos envían mensajes a quienes nos observan.

A continuación ofrecemos algunas recomendaciones respecto a la corrección en las posturas:

Al estar de pie: Cabeza en alto y erguida, espalda recta, distribuyendo proporcionalmente el peso del cuerpo, mirada a la altura de los hombros, abdomen contraído. El caballero debe mantener los pies ligeramente separados, un pie al lado del otro. La dama debe mantener los pies en arco (talón de un pie se apoya en el arco plantar del otro pie) con una suave inclinación a un lado.

Manos y brazos: En las damas una postura válida es la de los brazos doblados y las manos colocadas una palma sobre la otra (Fig.1). Otra postura es extendiendo los brazos a los largo del cuerpo con las manos en posición de reposo con los pulgares hacia adentro (postura muy cómoda y descansada) (Fig.2). Un brazo sobre el dorso de la mano del otro (Fig.3). Una última postura es extender los brazos hacia atrás, unidos en las caderas con las manos cruzadas (Fig.4).

Los caballeros adoptarán las posturas de los brazos extendidos a los largo del cuerpo con las manos en descanso y pulgares hacia adentro o los brazos extendidos hacia atrás con las manos cruzadas.

Nunca debemos estar de pie con las manos en las caderas o con los brazos cruzados sobre el pecho, dentro de los bolsillos. Estas posturas envían mensajes negativos a quienes nos observan.

Forma de caminar: Hombros rectos (ni muy rígidos ni muy caídos), pasos firmes y sin apresuramiento, los brazos balanceándose rítmicamente, sin doblar los codos, con los pulgares de las manos hacia adentro. Los zapatos deben apoyarse suavemente sobre el piso evitando el ruido de los tacones. Debe evitarse en todo momento los pasos largos o presurosos; los pies deben ir dirigidos ligeramente hacia afuera (mejora la estabilidad).

Debemos caminar con seguridad hacia el lugar donde nos dirigimos, bajando la mirada y no la cabeza (esto refleja una sensación de discreción).

Al subir o bajar una escalera se debe mantener la espalda recta (no inclinada hacia adelante), el pie debe apoyarse completamente sobre el escalón. Al igual que cuando caminamos, no debemos bajar la cabeza, sólo la mirada (refleja sensación de seguridad). Al bajar una escalera debe apoyarse primero la punta del zapato, luego la planta y el talón después. Podemos bajar de frente o de lado, utilizando o no el pasamanos.

Cuando acompañamos a una personalidad en una escalera, el asistente de protocolo (sea dama o caballero) siempre debe ir delante de él (al subir o al bajar). Tanto al subir como al bajar debe colocarse siempre del lado izquierdo de la personalidad.

Al sentarnos: Las damas deben sentarse con las piernas juntas, en  la punta o borde de la silla, apoyándose con  sus manos en el centro y a los lados de la silla, para luego deslizar el cuerpo completamente hacia atrás sin separar las rodillas, con la espalda derecha y bien apoyada en el respaldo de la silla (Fig. 1y2). Los brazos se colocan fuera del cuerpo sin descansar sobre el regazo con las manos una sobre la palma de la otra.

Es permitido cruzar una pierna sobre la otra inclinándolas ligeramente hacia abajo. No es permitido balancearse sobre la silla o dejar los brazos suspendidos ni mostrar la suela de los zapatos.

Los caballeros deben recogerse ligeramente el pantalón para evitar que la tela quede rígida en la zona de la rodilla. Al sentarse debe desabotonarse el último botón de la chaqueta. El caballero puede sentarse con los pies uno al lado de otro pero adelantando uno de ellos unos centímetros. Si cruzamos las piernas (no recomendable) debemos evitar mostrar la piel de las piernas y la suela de los zapatos. Una demostración de cortesía y consideración hacia el acompañante es la de cruzar la pierna hacia el lado opuesto de la persona que nos acompaña en el asiento más cercano. Nunca rodee las patas de la silla con sus pies.

Gestos y posturas incorrectas:

·         Hurgarse la nariz o los oídos.

·         Comerse las uñas.

·         Bostezar (si es inevitable, tápese la boca con el revés de la mano).

·         Rascarse.

·         Retirar residuos alimenticios de la boca.

·         Chaparse los dientes.

·         Gorgotear.

·         Producir sonidos guturales.

·         Mover las piernas sin sentido al estar sentados.

·         Mover brazos y piernas sin sentido cuando estamos estáticos en un sitio.

La Puntualidad: Es indispensable observar la puntualidad tanto en el ámbito profesional como en el social, para ser un buen anfitrión como para ser un buen invitado; recordemos que cada persona tiene una agenda y debemos respetarla. Esto aplica para todos los actos tanto públicos como privados, una vez que comienza el evento nadie puede subir al Presidium, a menos que el anfitrión lo indique expresamente.

Elegancia: Ésta puede lograrse si se siguen las normas y recomendaciones de la etiqueta.

¿Cómo ser un Buen Anfitrión?

Cada día se hace más común hacer cenas o comidas en casa para los amigos, sin recurrir a las sutilezas del protocolo de las comidas oficiales. No obstante, es menester guardar ciertas reglas que van más allá de la simple presentación de…, “Cecilia éste es José”. Les adelantaremos que para ser un buen anfitrión usted deberá:

·         Presentar siempre el hombre a la mujer, después la mujer al hombre.

·         Cuando se trate de dos damas, la mujer más joven se presenta a la mayor y luego la mayor de edad a la más joven, haciéndose lo mismo en el caso de los caballeros.

·         Estas presentaciones las hará siempre el anfitrión de pie. Es costumbre que el hombre siempre se coloque de pie cuando le presentan a alguien sea hombre o mujer, siendo la excepción cuando se es un hombre mayor y cubierto de honores.

·         En el caso de las damas, éstas deberán permanecer sentadas, salvo que sea presentada a una dama de mayor edad, al Presidente de la República o a otro alto dignatario (Embajadores, altas autoridades eclesiásticas. etc.).

·         En nuestro país suele usarse el saludar con un beso en la mejilla; en otros países (como los europeos) se acostumbra saludar con besos en ambas mejillas. El besar en la mano ya no se acostumbra.

·         Puede procurarse además indagar el título de las personas ya que éstas gustan mucho de ser presentadas por sus títulos. Ejemplos: Doctor, Almirante, General, Licenciado, etc.

·         Un buen anfitrión planifica con anticipación al evento, la imvitación de sus amistades, conocidos o personas relacionadas. Determina la cantidad de personas que desea invitar, que nunca debe exceder a un número al que pueda atender con comodidad.

·         En el caso de una comida de etiqueta, las invitaciones se cursan con por lo menos diez (10) días de anticipación, indicándose en ellas el traje adecuado para las damas y los caballeros, así como la dirección exacta del sitio donde se celebrará la misma y la hora de inicio del acontecimiento.

·         Un buen anfitrión indaga sobre si hay algún invitado vegetariano o con dieta especial para no servir a estos, comidas o bebidas que no puedan comer o tomar.

·         Se estila que el anfitrión inicie el desfile hacia el comedor con la invitada o invitado de honor, seguido por los demás invitados, siendo la última en entrar la esposa del anfitrión con el caballero de mayor rango.

·         Terminada la recepción, los asistentes abandonan el comedor en el mismo orden, excepto por el anfitrión que sale de último. El primero en despedirse debe ser el invitado de categoría más elevada.

·         En algunos países como Venezuela, se estila que el anfitrión y el invitado de honor inicien desfiles escoltados por sus cónyuges.

·         Un buen anfitrión cede su sitio al invitado de honor.

·         Cuando es el Presidente de la República u otra autoridad correspondiente quien preside el evento, no debe abandonarse el lugar hasta tanto no se retiren dichas autoridades. En los eventos oficiales, la máxima autoridad llegará después que sus invitados y se retirará primero.

·        Para cualquier recepción, entrará en primer lugar el anfitrión con su esposa.

¿Cómo ser un Buen Invitado?

Usted podrá disfrutar de una velada fabulosa con sus amigos o en una actividad a la que le han invitado siguiendo estas reglas básicas:

·         Escoja con tiempo el traje que desea lucir, el perfume y hasta los accesorios en el caso de las damas.

·         No fuerce sus modales, trate de actuar con naturalidad. Se puede ser elegante y distinguido pero sin hacerse notar. “La mejor elegancia es la que no se nota”.

·         Al llegar, siempre es cortés llevar un presente a los anfitriones, un detalle de buen gusto que no necesariamente debe costar una fortuna. Debe ser cuidadoso con estos regalos, no deben ser cosas muy personales o subidas de tono que puedan apenar a los anfitriones. Es recomendable averiguar primero cuáles son sus gustos.

·         Al comer debe hacerlo en forma adecuada, sin excesos, utilizando de forma correcta los cubiertos. Ser glotón es de mal gusto.

·         Al beber, modere su consumo para evitar caer en un excesivo furor o depresión que puedan ponerle en ridículo o a las personas que lo acompañan.

·         Al desarrollarse la velada puede buscar algún tema de conversación que le integre con los presentes, evitando los largos silencios que suelen ser incómodos. Proponga algún tema de conversación para salir del paso (evite, de ser posible, los temas políticos o religiosos).

·         Sea servicial, puede mostrarse dispuesto a colaborar con los anfitriones en cualquier tarea, como servir un café o un licor.

·         Muéstrese agradecido, exprese su satisfacción por la velada, felicite a la anfitriona por la comida, pero cuídese de exagerar en los halagos, puede ser contraproducente.

·        En todo momento observe un comportamiento educado, olvídese de coquetear con el anfitrión o la anfitriona. Solo la buena educación le hará sentir bien y a las personas que le rodean. Asistir a los eventos de forma elegante y educada es un comienzo correcto. La forma de vestir y de conducirnos es nuestra tarjeta de presentación  y un signo de respeto hacia nuestros anfitriones.

Las Presentaciones:

Las normas de cortesía nos indican que siempre que se encuentren dos personas desconocidas deben ser presentadas, esto para evitar que una de ellas se sienta excluida de la actividad o de la conversación. Una excepción a esta regla es cuando los actos son tan grandes que el anfitrión no puede atender a todos sus invitados.

Existen tres reglas básicas para hacer las presentaciones, considerando el sexo. La edad y la categoría.

§  La mujer siempre es presentada por el hombre.

§  El más joven siempre es presentado al de mayor edad.

§  El de menos rango o categoría siempre es presentado al de mayor rango.

Por supuesto, siempre existen excepciones, por ejemplo una mujer joven siempre es presentada a un anciano. Aquí prevalece la edad al sexo, pero para todas estas cuestiones debe usarse la lógica cortesía que nos dice cuando debemos variar el orden básico.

Al hacer una presentación lo correcto es decir el nombre completo de las personas presentadas, comenzando por el nombre de pila para dar luego el nombre completo:

“Juan, te presento a Cecilia Farías, Cecilia te presento a Juan González”.

En el caso de pareja de casados se presentará a la esposa con el apellido de casada:

“Juan, te presento a mi esposa Cecilia de Hernández, Cecilia te presento a Juan González”.

Como fórmula de presentación se usa: “Permítame que le presenta a....,” o también “Disculpe o disculpe que le interrumpa, quisiera presentarle a....”

Igualmente puede recurrirse a la auto presentación en casos en que por la actividad profesional o por el tamaño del acto en que nos encontramos, no puedan presentarnos los anfitriones. Usaremos la fórmula “Permítame que me presente...” acompañado del nombre y apellido así como el motivo de la presentación.

Como respuesta a las presentaciones se puede responder “Encantado en conocerle....”, “Es un placer...”, “Es un honor...”.

La forma de saludarse ante una presentación será siempre un apretón de manos. En el caso de las damas, hay que esperar que éstas nos tiendan la mano. En situaciones íntimas se puede optar por dar un beso en la mejilla a la persona que saludamos.

Si se está en una sala o habitación y entra alguna autoridad, es correcto que todos se pongan de pie en señal de respeto.

Hay ciertas fórmulas a las que pueden recurrirse cuando no recordamos el nombre de una de las personas a la que vamos a presentar, como ¿Ustedes se conocen? y dejar que estas personas se presenten o los presenté anteriormente ¿no es cierto? y dejar que se presenten.

En todo caso debe tratarse con mucho tacto cualquier situación conflictiva al presentar a dos personas que no se toleran o que son reconocidos enemigos.

Recuerde que las buenas maneras y la buena educación, abren más puertas en la vida y dan mayores oportunidades que cualquier otro tipo de comportamiento.

Las Invitaciones

Este tipo de comunicación escrita tiene una gran formalidad y es usada por lo general para actividades importantes como actos públicos, bodas, cumpleaños, graduaciones, reuniones especiales, foros, etc.

Todas las invitaciones oficiales se deben cursar por escrito y deben remitirse al menos un mes antes para actos y ceremonias como bodas y recepciones. En el caso de una comida, al menos diez (10) días antes y para el caso de ocasiones muy particulares, al menos una semana de anticipación. Si se invita a un sitio apartado de la ciudad, puede adjuntarse un pequeño plano sobre cómo llegar.

En toda invitación debe figurar el motivo de la misma, la hora, la fecha y el lugar donde se celebrará el acto. En las invitaciones más formales se indica el “atuendo” con el que debemos acudir. En ningún caso debe figurar en la invitación la duración del acto ya que esta cuestión no es fácil determinarla. La duración de un acto depende de su tipo:

-          Un Coctel puede durar aproximadamente dos (2) horas.

-          Un Buffet también puede durar dos horas o un poco más.

-          Una Recepción entre una hora y dos.

-          Una Comida o Cena no debería pasar de tres horas.

-          Una Fiesta de Gala no debe pasar de seis horas.

-          Una cena o encuentro íntimo con amigos no tiene limitación.

En las invitaciones se acostumbra a colocar también, una abreviatura de una frase en idioma francés y que sirve para confirmar la asistencia de los invitados, R.S.V.P. que significa “Respondez Sil Vous Plait” (responder por favor o conteste por favor). Igualmente puede usarse S.R.C. (se ruega contestar).

Cuando la invitación se hace en homenaje a alguna persona, se agregará a la tarjeta en forma manuscrita la indicción de “Para despedir a...” o “Para recibir a...” o “en homenaje a...”.

El Tratamiento

Un buen anfitrión o invitado debe conocer cómo dirigirse a una persona, según la situación en la que se encuentre y la jerarquía que esa persona detente en ese momento.

El Artículo 21 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela por ejemplo, nos dice que “Sólo se dará el trato oficial de ciudadano o ciudadana, salvo las fórmulas diplomáticas”.

Las fórmulas diplomáticas indican que el trato para:

            La Realeza………………………………….            Altezas

            Presidentes Extranjeros..........................                   Excelencias    

            Embajadores…………………………........              Excelencias

            Demás Funcionarios Diplomáticos………                Honorables

            Cardenal.................................................                   Su Eminencia

            Nuncio Apostólico...................................                 Su Excelencia

            Reverendo..............................................                   Monseñor

            Altas autoridades eclesiásticas no católicas…          Su Excelencia

Según el Cargo Público:

                         Presidente

                         Vice Presidente

                         Ministro

                         Diputado

                         Gobernador

                         Alcalde

                         Concejal

Según el Título Universitario:

                        Doctor

                        Ingeniero

                        Licenciado

                        Abogado

                        Economista, etc.

Según su Grado Militar:

                        General en Jefe

                        General de División

                        General de Brigada

                        Coronel

                        Teniente Coronel

                        Mayor

                        Capitán

                        Teniente

                        Sub Teniente

                        Sargento

                        Cabo

                        Distinguido

                        Soldado

Según el Trato Social:

                        Señora

                        Señor

                        Señorita

                        Don

                        Doña, etc.

Modales en la Mesa

La mesa tiene sus reglas y su aplicación no es compleja ya que se rige por principios muy sencillos y aunque esto es así, siempre surgen dudas de cómo tomar los alimentos.

La regla general dicta que los alimentos blandos se toman con el tenedor, los más duros como las carnes, con cuchillo y tenedor y los pescados con la pala o tenedor de pescados.

Los Cubiertos

El uso de los cubiertos:

Todos los cubiertos se sujetan por la parte superior del mango.

El Tenedor: utilizado en solitario se utiliza con las púas hacia arriba para llevar los alimentos a la boca o para trocear los alimentos blandos, como huevos, tortillas o verduras. Cuando se utiliza solo se puede tomar con la mano derecha.

La Cuchara: Se agarra con la mano derecha y la concavidad hacia arriba; se usa para tomar alimentos como sopas, alimentos pastosos como purés y cremas y otros platos como legumbres y platos caldosos. También puede acompañarse con el tenedor para servir ensaladas aunque existen cubiertos especiales para ello.

El Cuchillo: Se lleva con la mano derecha haciendo presión con el dedo índice y el filo hacia abajo. Éste nunca se lleva a la boca, ni se chupa, ni se limpia con la boca, ni con la servilleta. La función de este cubierto es cortar y trocear alimentos. Cuando se utiliza el cuchillo, el tenedor se lleva con la mano izquierda y con las púas hacia abajo, siendo su misión llevar los alimentos a la boca. En este caso el tenedor nunca debe cambiarse a la mano derecha.

En nuestro país suele usarse también para no complicarse el ir cambiando los cubiertos a medida que se cambian los platos, pero siempre es mejor conocer para qué se usa cada uno de ellos.

Cuando queremos hacer una pausa en la mesa, se aconseja colocar los cubiertos en reposo sobre el plato y no sobre el mantel o la servilleta. Se coloca el tenedor con las púas hacia abajo y el cuchillo con el filo hacia dentro, en ángulo de 45 grados. La cuchara debe colocarse de la misma forma. Al terminar de comer, los cubiertos se colocan en forma paralela sobre un lado del plato.

Tipos de cubiertos más usados:

Cuchara Sopera: cuchara de concavidad honda de unos 27 cm. de largo. Se usa para sopas (con tropezones), purés, gazpachos y legumbres.

Cuchara de Consomé: del mismo tamaño de la cuchara sopera pero su pala es redonda y de menor concavidad. Se utiliza para tomar consomés, caldos,  asopados, cremas y purés. 
Cuchara de Servicio: cuchara de grandes dimensiones con una amplia pala, bien ancha que se utiliza para servir guarniciones y otros acompañamientos en asados o platos similares.

Cuchara de Ensaladas: Cubierto de pala ancha y chata, bastante larga que se utiliza para mezclar y servir ensaladas.

Cuchara Salsera: cubierto de mango corto, de cavidad media y aplanada que se usa en la salsera de la vajilla y con ella se sirve todo tipo de salsas.

Cucharilla de azúcar: Cuchara pequeña, más ancha que la del postre, que se utiliza para servir el azúcar. No se introduce en la taza, se devuelve al recipiente del azúcar.

Cucharilla de Postre: Cuchara pequeña utilizada para tomar todo tipo de postre. Usualmente se coloca sobre el plato del postre.

Cucharilla de Café: Es la pieza menor de la cubertería, de poca cavidad y se utiliza para revolver el café o infusiones. Nunca debe utilizarse para servir el azúcar.

Tenedor de Mesa: Cubierto del mismo tamaño que la cuchara sopera, de cuatro o cinco dientes. Se utiliza para llevar los alimentos a la boca o para trozar alimentos blandos. Se acompaña únicamente con el cuchillo.

Tenedor de Pescado: más plano que el de mesa y un  poco más ancho. Si se carece de este cubierto puede usarse el tenedor de mesa.

Tenedor de Trinchar: Tenedor grande de unos 30 cm. y se utiliza para sujetar la pieza que deseamos trinchar. Tiene dos dientes y un amplio espacio en el centro.

Tenedor de Servicio: pieza de cuatro o cinco dientes, muy ancho y de pala plana. Se acompaña con la cuchara de servicio.

Tenedor de Ensaladas: Pieza de pala ancha y dentada de tamaño similar a la cuchara de ensaladas y cumple sus mismas funciones.

Tenedor Exprimidor: Tenedor de tamaño pequeño, similar al de postres, ligeramente abierto en las puntas y se utiliza para trinchar cítricos y frutas a exprimir.

Tenedor de Postres: cubierto pequeño, mide aproximadamente la mitad del tenedor de mesa, tiene tres o cuatro dientes y se utiliza de la misma forma que la cucharilla para postres.

Tenedor de Ostras: Cubierto corto, de tres dientes, grueso y fuerte, se utiliza para sacar al molusco de su concha.

Tenedor de Fruta: Cubierto corto, dentado, de tamaño variable (entre el tenedor de mesa y el de postre) que se usa para tomar frutas y como sustituto de los cubiertos de postre si no se les tiene.

Tenedor de Caracoles: Cubierto largo, de amplios dientes que se usa junto con el tenedor de frutas.

Cuchillo de Mesa: Tiene la misma longitud que el tenedor de mesa y la cuchara sopera, es ligeramente dentado y es utilizado para cortar los alimentos.

Pala de Pescado: cubierto de pala plana, ancha y sin filo. Puede ser recta o ligeramente curvada, utilizada  para pescados con o sin espina.

Cuchillo de Carne: es un poco más pequeño que el cuchillo de mesa y con filo más dentado. Se usa para cortar carnes magras, chuletas y otras carnes.

Cuchillo de Queso: cuchillo pequeño que por lo general se usa en la tabla de quesos. Existe un tipo que tiene una curvatura en la punta con dos dientes para pinchar los trozos de queso.

Pala de queso: Pala ancha y plana sin filo que se utiliza para cortar y servir quesos cremosos.

Pala de Servicio: cubierto de pala ancha y calada de dimensiones similares a la pala y al tenedor de servicio, que se usa para servir caldos, asopados y legumbres.

Cuchillo de torta: cubierto de pala larga, más ancho que el cuchillo de mesa que se utiliza para cortar y servir las tortas cremosas.

Cuchillo de mantequilla: cubierto de pala ancha, similar al cuchillo de postre, no tiene filo y se utiliza para untar la mantequilla.

Cuchillo de Fruta: Cubierto corto, dentado, del mismo tamaño que el tenedor de frutas.

Pinzas de Mariscos: Pinza de 20 cm. aproximadamente que se usa para cascar y romper las partes más duras del marisco en las que no se debe usar los dientes, por ejemplo, las patas.

Cazillo o Cazo de Servir: utensilio de mango muy largo y amplia concavidad que se utiliza para servir sopas, cremas, gazpachos y potajes. 

Colocación de los cubiertos:

 1.   Los cubiertos de postre se colocan entre las copas y el plato. El tenedor de postre con los dientes orientados hacia la derecha y la cucharilla detrás de éste orientado hacia la izquierda.

2.   El tenedor de carne y el de pescado a la izquierda del plato.

3. El cuchillo, la pala del pescado y la cuchara se colocan del lado derecho, siempre en el orden en que se vayan a usar. El primer cubierto a usar es el más alejado del plato y el último el más cercano.

4.   En países como en nuestro se acostumbra a colocar el tipo de cubierto a medida en que se sirven los diferentes platos.        

Las Vajillas

Las vajillas son elementos imprescindibles en la mesa. Las hay para uso diario y para ocasiones especiales; de éstas, las más comunes son las de porcelana, aunque las hay de muchos materiales. Por lo general, es mejor escoger un modelo clásico, que sea fácil de combinar y que no pase de moda.

Toda vajilla debe tener:

                                   Platos llanos

                                   Platos hondos

                                   Platos de postre

                                   Platos de consomé

                                   Soperas

                                   Salseras

                                   Bandejas

                                   Tazas

                                   Platos especiales (Espárragos, caracoles, etc.)

Adicionalmente existen otros elementos que no componen la vajilla como los Bajo–platos o Platos de Presentación, (muy utilizados para no colocarse nunca los platos hondos sobre el mantel).

Los platos se colocan a 45 cm. uno del otro aproximadamente y a unos 3 cm. del borde de la mesa y deben estar limpios y sin rayones.

Las Copas se colocan de derecha a izquierda en el siguiente orden:

                                   Champagne

                                   Vino Blanco

                                   Vino Tinto

                                   Agua

                                   Licor

Las copas de vino blanco o Champagne, se llenan hasta dos tercios de su capacidad. Si es vino tinto, se llena un tercio de la copa. Otros tipos de copas como las de brandy o coñac se llevan a la mesa de ser solicitadas para servir estos licores y se llenan hasta un tercio de su capacidad.

Nota Importante: Las bandejas, fuentes de comida, ensaladas, platos listos u otros, se presentan por el lado izquierdo. Los platos deben retirarse siempre por el lado derecho. Los vinos y bebidas se sirven siempre por el lado derecho y por ese mismo lado se retiran.

El agua y el pan deben servirse antes de que pasen los invitados al comedor. El pan se sirve a la izquierda del comensal y en su respectivo plato, se colocará siempre con las manos, se tomará en trozos pequeños y no se utiliza el cuchillo para trocearlo.

Sólo debe utilizarse velas de noche. Éstas se encenderán cuando se anuncie el paso de los invitados al comedor y se apagarán al retirarse estos.

Importante: No se debe comenzar a comer hasta que el o la anfitriona lo haga o hasta que coloque el cubierto sobre el plato.

En las cenas o banquetes formales, antes de colocar los platos se coloca un platón de plata, de plata y oro combinados, de peltre, o de cualquier otro material, que sirve para marcar los puestos de los invitados. Puede utilizarse también los bajo platos para este fin.

Si se va a usar una mesa cuadrada o rectangular se puede usar un arreglo bajo o varios alineados.

Si se va a usar una mesa redonda u ovalada, es preferible usar un arreglo redondo y compacto que puede colocarse alrededor de una fuente o un frutero, cuidando que el mismo no interfiera con la visión de los invitados.

         La Mantelería.

El Mantel debe cubrir por completo la mesa, procurando una caída elegante sin llegar al suelo, su diseño debe hacer juego con la mesa, la vajilla y los adornos. No debe mostrar marcas de dobleces y debe caer en forma pareja por todos los costados. Para comidas formales y banquetes es preferible el color blanco.

Siendo que el mantel es el vestido principal de la mesa, es recomendable usar un bajo mantel que evite que el mantel se ruede, protege la mesa de las comidas y bebidas calientes, de golpes y evita el sonido de la cristalería al servir. El bajo mantel no debe ser muy grueso para no incomodar al servir.

Las Servilletas deben hacer juego con el mantel, colocándose a la derecha o a la izquierda del plato. Aunque no se aconseja se puede colocar sobre el plato. El tamaño más usado es de 50 x 60 cm. y pueden doblarse en triángulo o rectángulo. Puede también colocarse en servilleteros pero nunca dentro de las copas. Al momento de sentarse, la servilleta se colocará sobre el regazo, extendida. Nunca se deja sobre la mesa, ni se lleva al cuello del traje.

La Cristalería.

La cristalería tiene tanta importancia en la mesa como la vajilla, por lo que se recomienda usar siempre una cristalería de buena calidad, con diseños sencillos, que contengan copas para el agua, copas para el champagne, para el vino y para otros licores, evitando usar copas de colores que impidan apreciar el color de lo que se ha servido. Seguidamente describiremos algunas de ellas:

Copas de agua: grandes y ligeramente abombadas, se utilizan para servir agua y jugos y se llenan hasta las ¾ partes de su capacidad.

Copas de vino tinto: copas anchas de gran concavidad, similares a las de agua pero de menor tamaño y se llenan hasta  ⅓ de su capacidad. 
Copas de vino blanco: son algo más pequeñas y angostas que las de vino tinto (esto por la necesidad de mantener el vino frío). Se llenan hasta las ¾ partes de su capacidad.

Copas de jerez: Ligeramente aflautadas, medianas y con pie corto. También se utilizan para servir vinos dulces y se llenan hasta las ⅔ partes.

Copas de Champagne: Son altas, de cuerpo largo, de pie corto. Su finalidad es retener las burbujas. Se llenan hasta las ¾ partes de su capacidad.

Copas de vermouth: copa corta de boca ancha que se estrecha hacia el pie. Se utiliza también para cócteles.

Copas de Coñac: copa ancha y abombada de pie muy corto, hecha para envolverla con la mano y mantener la bebida templada. Se utiliza para servir coñac o brandi y se llena solamente ⅓ de su capacidad.

Copas de licor dulce: pequeñas, de pie corto y poca capacidad. Se utiliza para todo tipo de licores dulces y es una de las que más vería en diseño. Se pueden llenar hasta casi el borde.

Vasos de tubo o tubulares: vasos altos, sin pie que se utilizan para servir refrescos, tragos y cócteles. Estos vasos se colocaran en la mesa se son solicitados por los comensales

Vasos cortos: de boca ancha y bajos. Se utilizan para servir tragos secos como el whisky. Se seguirá la misma norma que los vasos de tubo.

Jarras de cerveza: de diversos tamaños y por lo general de cristal grueso. Se utilizan para servir cerveza y suelen llenarse hasta donde la espuma alcance el borde. En algunos lugares se estila mantenerlos en el congelador. En cenas de etiqueta no se permite servir cerveza ni utilizar estos vasos.

         Forma apropiada de tomar algunos alimentos.

Ésta es una parte importante de la etiqueta en la mesa, tanto el anfitrión como los invitados deben conocer la forma apropiada de tomar los alimentos para no incurrir en errores.

Los consomés, caldos, sopas, purés cremas y asopados: Todos estos alimentos se toman con la cuchara. Si se sirve el consomé en una taza con asas, puede beberlo en vez de tomarlo con la cuchara (nunca sorberlo). No es correcto inclinar el plato para terminar su contenido.

Las verduras como los espárragos pueden tomarse con la mano para untarlo en salsa y luego llevarlo a la boca. Lo mismo las alcachofas cuyas hojas se toman con la mano y se come su pulpa hasta llegar al corazón que se come con el tenedor. Los guisantes no se pinchan con el tenedor sino se cargan en el mismo, pudiendo ayudarse con el cuchillo pero sin llevarlo a la boca. El resto de las verduras y ensaladas se toman con el tenedor y en el caso de que se coman crudas se trozarán con el cuchillo. Las aceitunas también pueden tomarse con las manos, al igual que los aperitivos cuando estamos de pie. Si estamos sentados en la mesa, los aperitivos y otras frituras se toman con el tenedor.

Los huevos: cuando son pasados por agua, se toman con una cucharilla de postre, cuando están fritos se toman con el tenedor, cuando deseamos mojar el pan en la yema, lo pinchamos con el tenedor. Las tortillas se trocean y se toman con el tenedor ayudándose con el cuchillo en el caso que tengan tropezones muy grandes.

Las ostras, mejillones y almejas: se abren con un cuchillo especial o con una pinza y se extrae la parte comestible con el tenedor. Con los mejillones, las almejas y ostras, se puede utilizar un trozo de concha para tomar el alimento y llevarlo a la boca.

El caviar: Se toma con una cucharilla y se coloca sobre una tostada que ha sido untada previamente con mantequilla. No se debe apretar el caviar con el cuchillo sobre el pan a fin de evitar romper las bolitas.

Las croquetas: se trocean y se toman con el tenedor.

El paté: se unta sobre una tostada de pan utilizando un cuchillo de mesa.

Los quesos: Suelen tomarse con cuchillos especiales (o con los cubiertos de postre), siendo que los quesos muy cremosos y las cremas de queso se untan como el paté.

Los caracoles: se comen utilizando cubiertos especiales, uno para abrir y el otro, un tenedor largo para extraer su contenido.

Los espaguetis: Se comen utilizando únicamente el tenedor para enrollarlos y llevarlos a la boca, no deben cortarse totalmente ni ayudarse, de ser posible, con la cuchara.

Pescados: se utilizan el tenedor y cuchillo de pescado, así como la pala de pescado. Cuando se sirven enteros se les quita la cabeza y la cola. De ser posible se les deben quitar las espinas. Cuando la pieza se sirve limpia sólo se usará el tenedor para trocearlo y comerlo. Cuando es muy grande la pieza se usará el cuchillo de pescado para ayudar.

Mariscos: se come tomándolos por las manos ayudado por una tenaza para romper las partes duras: si ya están preparados, se toman solamente con el tenedor. Por lo general estos platos se sirven junto a un recipiente con agua y limón para limpiarse los dedos.

Las carnes: Se comen con cuchillo y tenedor para carnes.

Los postres: se toman con los cubiertos para postres, excepto si son muy duros o pequeños, como turrones, pastelitos, bocadillos o bombones, en estos casos se toman con las manos.

"Hermanos, yo mismo no pretendo haberlo ya alcanzado; pero una cosa hago: olvidando ciertamente lo que queda atrás, y extendiéndome a lo que está delante, prosigo la meta, al premio del supremo llamamiento de Dios en Cristo Jesús". Filipenses 3:13-14

¿CÓMO LO HACEMOS EN CCN?

Formación del Equipo de Trabajo

            1.- Conceptualización

            La Federación Centro Cristiano para las Naciones (CCN), dentro de su estructura ministerial contiene el Ministerio de Servidores. Este ministerio tiene la responsabilidad de llevar a cabo el protocolo de atención a las autoridades y público en general en cada evento que realiza la Federación, independientemente de su locación, tamaño y complejidad, así como también la prevención y el control de hechos que puedan alterar, ocasionar pérdidas u obstaculizar el buen desenvolvimiento del mismo.

2.- Propósito

           

            Crear las bases para la formación del equipo de trabajo del Ministerio de Servidores,  el cual estará compuesto por miembros de la comunidad del Centro Cristiano para las Naciones, con vocación y llamado para el servicio de protocolo, atención y protección, tanto pastoral como del público que participa en los diferentes eventos de la Federación Centro Cristiano para las Naciones (CCN), tanto en lo que se refiere a congresos y conferencias como a los servicios normales con la congregación. En nuestro caso, intentaremos dar las pautas necesarias para cubrir las necesidades organizativas y de servicio de eventos de gran magnitud, pero, estos mismos patrones pueden ser utilizados en servicios rutinarios y en proporciones razonables del personal de Servidores.

3.- Objetivo.

Contribuir con la preparación del equipo de trabajo del Ministerio de Servidores de la Federación Centro Cristiano para las Naciones.

Lograr el intercambio de ideas y experiencias que aporten elementos de análisis  sobre las capacidades de los miembros de la congregación, a fin de conocer el talento humano con que cuenta el Centro Cristiano para las Naciones.

Estimular la creación de equipos de trabajo entrenados en diferentes áreas, a fin de satisfacer las necesidades a que hubiere lugar para futuros eventos.

4.- Metodología en la planificación de un evento

I.- La Dirección General del Ministerio Servidores debe iniciar sus actividades estructurando el equipo de trabajo que tendrá responsabilidad directa en el evento en las diferentes áreas de trabajo.

II.- Se establecerán las necesidades de atención de las diferentes actividades, para poder luego, estructurar los diferentes equipos de trabajo que serán responsables de la atención de cada área en particular.

III.- Es menester manejar desde el inicio de la planificación de las actividades, información referente a:

a.    Lugar, fecha y programa del evento.

b. Nombre de los responsables o coordinadores de los diferentes equipos de trabajo, con su respectiva localización.

c.   Cifra estimada de asistentes al evento de conformidad con el aforo del local escogido para el evento.

d. Espacio estimado para la colocación de stands destinados a diferentes actividades.

e.  Nombre y procedencia y fecha de retorno de los predicadores e invitados especiales que participan en el evento.

f.       Número estimado de asistentes procedentes de países extranjeros.

g.  Determinación de los lugares de alojamiento para los invitados locales y extranjeros y participantes en general que deban desplazarse desde sus lugares de origen a la localidad donde se desarrollará el evento.

h.   Se debe determinar con precisión las diferentes áreas de atención necesarias para el buen desarrollo del evento, a saber:

§  Atención a la familia apostólica.

§  Atención a la familia pastoral anfitriona.

§  Atención a conferencistas.

§  Atención a invitados especiales.

§  Atención a pastores de CCN.

§  Atención a pastores de otras congregaciones.

§  Atención a los asistentes al evento.

§  Atención en aeropuerto y hoteles.

§  Protección a la familia apostólica.

§  Protección a conferencistas.

§  Protección a la congregación.

§  Protección a personalidades invitadas (públicas y civiles).

§  Vehículos y transportación.

§  Concentración y resguardo de vehículos.

§  Actividades recreativas y turísticas.

§  Imprevistos.

IV.- Es importante la comunicación constante entre coordinadores de las diferentes comisiones o equipos de trabajo, a fin de llevar un seguimiento de las actividades que se están desarrollando y poder dar apoyo de ser necesario.

"Si alguno me sirve, sígame; y donde yo estuviere, allí estará también mi servidor. Si alguno me sirviere, mi padre le honrará".  Juan 12:26.






ORGANIZACIÓN GENERAL

RECLUTAMIENTO

Al disponer de la información del número de personas que serán convocadas o invitadas al evento y adicionalmente el estimado total de asistentes al evento, se calculará el total del personal adicional de Servidores voluntarios necesarios para la atención satisfactoria del evento. El reclutamiento de este personal es prioritario, actividad esta que debe realizarse con suficiente anticipación.

Es recomendable elaborar una ficha o matriz de información de los miembros que aspiren a formar filas en el equipo adicional de Servidores (recordemos que el equipo original de Servidores regulares, permanece y es pieza clave para el entrenamiento, coordinación y resolución de problemas, antes, durante y después de la realización de cualquier evento importante). Esta ficha debe contener información relativa a:

·         Identificación del aspirante.

·         Dirección exacta.

·         Teléfonos.

·         Correo Electrónico.

·         Red discipular a la que pertenece.

·         Profesión, oficio o actividad que desarrolla.

·         Capacidades físicas e intelectuales.

·         Determinar sus actitudes y aptitudes para el servicio.

·         Opinión de su discipulador.

·         Disponibilidad de tiempo que posee el aspirante para asumir el compromiso de las diferentes actividades.

·         Cualquier otra información que permita conocer bien al aspirante, para poderlo ubicar convenientemente en los equipos de trabajo.

SELECCIÓN

Luego de obtenida la información requerida de los aspirantes, debemos proceder al análisis detallado y a la selección definitiva del los miembros de los diferentes equipos, comparando minuciosamente el perfil de cada aspirante con el perfil ideal que se requiera para desempeñarse en las distintas actividades. Es importante señalar que cada miembro de los diferentes equipos tendrá contacto con públicos diferentes y deben ser capaces de atender a cada cual de la forma esperada.

Una vez que se ha escogido el personal que va a conformar cada equipo, es menester realizar una convocatoria por parte de la Dirección General de Servidores a fin de:

a.       Agradecer previamente su compromiso y participación en las diferentes tareas del evento.

b.      Informar sobre los propósitos, objetivos, expectativas y alcances del evento en el que participarán.

c.       Explicar en líneas generales, en qué consisten las diferentes tareas.

d.      Manifestarles la importancia que tiene su actividad para el buen desarrollo del evento.

e.       Informar fechas y metodología a utilizar para el entrenamiento del personal, comunicaciones y convocatorias a que hubiere lugar.

Nota: La responsabilidad de esta convocatoria puede delegarse a la Coordinación General de Protocolo del evento en partículas.

Importante: La información recabada en el proceso de reclutamiento debe guardarse. Esta puede ser referencia valiosa para futuras actividades. La escogencia del personal adecuado y su número es crucial a los efectos del cálculo de los costos de operación y debe tratarse este aspecto con la responsabilidad del caso.

      ADIESTRAMIENTO
      Objetivos Generales.

1.      Impartir conocimientos a los nuevos miembros y voluntarios del Ministerio de Servidores, sobre conducta, ceremonial y protocolo, Protocolo Social en general y las diferentes actividades protocolares a desarrollarse en cualquier evento o actividad en la Federación Centro Cristiano para las Naciones.

2.      Reforzar los conocimientos adquiridos por el personal de Servidores ya constituido.

3.      Sembrar y reforzar en el personal, valores espirituales, morales y culturales que contribuyan al crecimiento como miembros de la familia CCN.

4.      Lograr que el personal en adiestramiento sienta que su participación, les reportará experiencias, satisfacciones personales y con sus compañeros de servicio a la vez que el deseo de poner en práctica lo aprendido en su vida diaria y de transmitir a otros los conocimientos adquiridos durante el curso.

5.      Lograr que los participantes comprendan que su capacidad de aprendizaje no se limita a los asuntos del hogar o del trabajo secular, sino también que tienen capacidad para obtener otros conocimientos que los enriquezca y puedan desarrollarse como miembros activos, efectivos, dinámicos y colaboradores, tanto de la comunidad donde se desenvuelve, como en su congregación.

EL PROCESO.

Ya determinado el número exacto de Servidores que atenderán las diferentes áreas del evento y teniendo definidas las tareas y responsabilidades, se procede a la aplicación del programa de adiestramiento:

1.      Los líderes del ministerio tendrán la responsabilidad de facilitar los conocimientos teórico – prácticos al equipo de Servidores.

2.      Se impartirá conocimientos generales a todos los participantes y específicos a los diferentes equipos designados de acuerdo a sus responsabilidades en las diferentes áreas, logrando así el mayor aprovechamiento del proceso de adiestramiento.

3.      Se debe hacer énfasis en los equipos de la importancia de la atención a personas que recibirán tratamiento especial (ancianos, discapacitados, damas embarazadas, etc.), así como también a predicadores y personalidades invitadas.

4.      Se debe planificar las actividades de adiestramiento con suficiente anticipación (tres meses por lo menos), ya que, su contenido puede ser extenso y debe realizarse con la seguridad de que los conocimientos fueron asimilados (de ser posible con actividades prácticas, simulacros y otras), procurando realizar las actividades de adiestramiento en tres fases que, aunque no necesariamente deben estar separadas, pero si deben estar delimitadas:

§  Fase teórico – práctica.

§  Fase espiritual.

§  Estructuración de equipos.

5.      Es recomendable implementar talleres de crecimiento personal, autoestima, relaciones interpersonales, imagen corporativa y comunicaciones. (Esto último debe ser una actividad constante dentro del Ministerio).

RECOMENDACIONES

Al término del adiestramiento de los diferentes equipos, es recomendable planificar ciertas actividades que servirán para reforzar y refrescar los conocimientos adquiridos durante el curso, además de evaluar el nivel de motivación y calidad de conocimientos de los participantes, como por ejemplo:

·         Elaborar y distribuir en los diferentes equipos adiestrados, una encuesta en donde se obtengan opiniones y criterios, referente al adiestramiento recibido y sus expectativas personales.

·         Propiciar charlas, dirigidas por los diferentes responsables de equipos, sobre los temas vistos durante cada curso en particular, a fin de reforzar los conocimientos adquiridos (formarlos como facilitadores).

·         Preparar un sencillo material de apoyo con las definiciones conceptuales más importantes y de uso frecuente.

·         Se puede aprovechar los momentos finales del entrenamiento para facilitarles a los integrantes de los diferentes equipos la información a utilizar los días del evento, como por ejemplo, programa general del evento, nombre de los conferencistas, itinerarios de vuelo, lugares de hospedaje, actividades extra evento o recreativas, entre otras.

·         Es recomendable, de ser factible,  disponer de manuales descriptivos de las funciones que han de cumplir los miembros de los diferentes equipos o comisiones, los lugares donde actuarán, los públicos que han de atender, horarios de las actividades, turnos de trabajo, información sobre el apoyo logístico a los equipos y nombres de los responsables de los diferentes equipos o comisiones. Puede ser conveniente elaborar un solo manual y así lograr que cada equipo tenga la suficiente información de las responsabilidades de los otros.

·         Todo esto debe ir orientado a fortalecer el ánimo, la autoestima, la seguridad de los miembros de los diferentes equipos de Servidores y el espíritu de equipo, factores necesarios para el logro de los objetivos propuestos y la realización exitosa del evento en particular.

RECOMENDACIONES A LOS LÍDERES DE EQUIPOS

·         Conozca a los miembros de su equipo, sus motivaciones, sus necesidades y su nivel de compromiso con la Iglesia.

·         Influya en su equipo de tal manera, que todos los miembros se conviertan en agentes activos del plan de trabajo asignado. Atiéndalos espiritualmente.

·         Informe de todos los pasos del plan de trabajo a fin de lograr que el equipo funcione con coherencia y armonía. Exponga el plan de trabajo de manera detallada, resuelva las dudas y logre la aprobación y cooperación de instancias superiores cuando el caso lo amerite.  Mantenga en todo momento a su equipo informado de los cambios que puedan ocurrir.

·         Organice a su equipo considerando las habilidades y capacidades de cada miembro. Así logrará obtener la buena voluntad de cada Servidor.

·         Felicite en privado y en grupo una acción destacada de uno de los miembros de su equipo. Respete y reconozca el trabajo del equipo. Tales acciones elevan la moral del equipo y estimulan el compromiso.

·         Actúe con justicia y oiga a su equipo, ellos esperan mucho de su líder.

EL BUEN LIDER

La responsabilidad de dirigir equipos, no es fácil. Es menester conocer ciertas características y condiciones que definen a un líder:

·        Confianza. Un líder debe creer en su equipo. Debe generar confianza en sí mismo e influenciar a los miembros de su grupo.

·        Empatía. Un buen líder debe tener la capacidad  de ponerse en el lugar de la otra persona y experimentar sus sentimientos y emociones.

·        Certeza. Creer honestamente en un hecho, una idea, un concepto o una misión. Inspire a los demás a que se sientan como usted.

·        Autoridad. Es la capacidad de dirigir, de impartir órdenes e instrucciones a otras personas y lograr que estas las cumplan de manera efectiva y eficiente.

·        Inspiración. Es la pasión que se manifiesta en el cumplimiento de las tareas, la capacidad que posee el líder de estimular su equipo a acometer un propósito o proyecto. Transmita emoción a las personas que lideriza.

·        Comprensión. Para conducir personas es necesario discernir sobre sus sentimientos y emociones y lograr empatía con cada miembro del equipo que guía.

·        Seguridad. tenga seguridad en sí mismo, en los que hace, en lo que dice y logrará el apoyo incondicional de los miembros de su equipo y de sus superiores. Un líder seguro de lo que hace influye y transmite este factor a todos los miembros del equipo creando una sensación de tranquilidad y estabilidad. Esté preparado no improvise

·        Vigor. Ponga toda se energía y esfuerzo en la ejecución y coordinación de las actividades asignadas. Su equipo le acompañará y reaccionará de la misma forma.

·        Integridad. Sea honesto consigo mismo y con sus compañeros y podrá hacer en compañía de su equipo lo que dice que puede hacer.

·        Compromiso. Con las responsabilidades asignadas y con los miembros de su equipo y con la Visión.

ORGANIZACIÓN DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO

            Terminado el proceso de adiestramiento, se debe proceder a la organización de los diferentes equipos o comisiones, de conformidad con las necesidades establecidas previamente.

Esta fase de organización de los equipos de trabajo es crucial ya que, estos son los que van a proyectar con su servicio la imagen  de la institución y la imagen corporativa de la Federación Centro Cristiano para las Naciones.

             A continuación  describimos algunas funciones o responsabilidades que deben ser asignadas a los equipos o comisiones de trabajo estructuradas, teniendo en cuenta que no pretendemos elaborar una lista exhaustiva de tales actividades.

1.- ATENCION A CONFERENCISTAS E INVITADOS ESPECIALES (Guias protocolares)

Este equipo de atención tiene como responsabilidad principal, atender de forma permanente a conferencistas, predicadores, pastores e invitados especiales, desde el mismo momento de hacer acto de presencia en el sitio del evento.

            El líder de este equipo tiene la responsabilidad de obtener toda la información referente a:

·         Nombre de los conferencistas, predicadores e invitados especiales.

·         Lugar de procedencia.

·         Sitio de alojamiento.

·         Programa de las conferencias

·         Gustos culinarios, regímenes dietéticos y aficiones recreacionales (de ser posible).

·         Dolencias o problemas de salud.

·         Itinerario de otras actividades diferentes a las conferencias que deban cumplir como entrevistas, ruedas de prensa, agasajos y otros.

La información recabada por el líder del equipo que lo acompaña en la tarea, debe ser suministrada a todos sus miembros, debiéndose reunir al final de la jornada para evaluar los resultados de la misma y corregir las fallas a que hubiere lugar. En muchas ocasiones y por la misma dinámica de las diferentes actividades, estas reuniones no son fáciles de realizar a diario, pero debe lograrse un espacio de tiempo para realizarlas, ya que son vitales para el constante entrenamiento del personal de Servidores, éxito de la gestión de cada equipo y del evento en general.

El funcionamiento de este equipo es de suma importancia debido a que sus miembros estarán en contacto directo y contante con miembros de un grupo significativo de personalidades dentro del evento. Darán la bienvenida, los conducirán a los lugares de recepción, les ayudarán con las credenciales y el material de apoyo que requieran, los acompañarán a los sitios reservados para su estadía en el recinto del evento y en general, prestarles el apoyo necesario para hacerlos sentir “como en casa”, acompañarlos al finalizar las actividades diarias si se le requiere e informarles de las actividades del día siguiente.

Los miembros de este equipo deben ser extremadamente discretos y formales, evitando en todo momento, gestos o actitudes de familiaridad con la personalidad a la que atiende a menos que esta tome la iniciativa (esta recomendación es aplicable a todos los miembros de los diferentes equipos protocolares).

La atención a los invitados internacionales se centrará básicamente en la bienvenida al sitio del evento y su identificación grupal, para así proceder a las presentaciones protocolares de rigor. Posteriormente se les conducirá al sitio de recepción donde se les hará entrega de las credenciales y el material de apoyo. Acto seguido, se les conducirá a los lugares de privilegio asignados a cada uno en el recinto del evento, sin descuidar en ningún momento a este grupo, para ello puede designarse, si el caso lo amerita, un pequeño equipo

Cualquier inconveniente que se presente durante la actividad de atención a conferencistas e invitados especiales, que escape del nivel de responsabilidad de los miembros ordinarios del equipo de trabajo, debe ser comunicado de inmediato a los líderes del equipo, quienes emitirán las instrucciones adecuadas para la solución correspondiente.

Es también recomendable, en la medida de lo posible, asignar miembros del equipo al servicio permanente de cada conferencista, con el fin de lograr que estos se sientan más cómodos, teniendo ayuda inmediata en el momento que lo requiera.

Los miembros de este equipo serán responsables también de la atención directa de autoridades y personalidades civiles invitadas, así como autoridades gubernamentales (esto dependerá de las costumbres y protocolos oficiales de cada región o país). Está demás recalcar la importancia de la buena atención de este grupo de invitados. Los miembros del equipo responsable de esta actividad deben estar suficientemente informados de cada invitado de este grupo.

La apariencia personal de este equipo debe ser sobria e impecable al igual que su expresión oral y corporal. Su comunicación y actitudes deben estar caracterizadas por una gran seguridad.

Al finalizar las actividades diarias, se les acompañará hasta la salida, conduciéndolos a los transportes que hayan sido asignados a tal fin (o a sus propios vehículos en todo caso).

2.- ATENCION EN AEROPUERTO

            El personal integrante de este equipo, deben disponer con suficiente antelación de la procedencia e itinerario de llegada de los diferentes vuelos de conferencistas e invitados especiales a efectos de organizar con anticipación las actividades de recepción y traslado a los sitios de alojamiento.

            El líder de este grupo debe coordinar con el equipo de atención en hoteles todo lo relacionado al transporte que será utilizado para el traslado al hotel o lugar del evento y recabar información sobre los vehículos, identificación de los conductores, teléfonos y cualquier otra información relevante.

            Este equipo debe estar constituido por miembros puntuales y fieles en el cumplimiento de los horarios de trabajo, tomando previsiones en toda ocasión y teniendo en cuenta que los vuelos pueden arribar a altas horas de la noche o presentarse retrasos en ellos, alterando el plan original de trabajo.

De la misma manera se debe proceder en la oportunidad del retorno a sus lugares de origen de los conferencistas e invitados especiales, tomando en cuenta las previsiones en los horarios.

            Este equipo debe tener una presentación impecable, desenvueltos y dotados de los conocimientos necesarios sobre los procesos y trámites aeroportuarios del país.

3.- ATENCION EN HOTELES

Los miembros de este equipo deben tener pleno conocimiento de los itinerarios de arribo de conferencistas e invitados especiales, tanto nacionales como internacionales, además del sitio de alojamiento de cada personalidad, la cual deberá ser suministrada por el líder del equipo.

En virtud de los diversos horarios de arribo, este equipo, al igual que el de atención en aeropuerto y el responsable de la trasportación, debe trabajar por turnos, para cumplir eficientemente la tarea.

Este equipo es responsable de brindar información y dar apoyo a conferencistas e invitados especiales respecto a las actividades de registro de hotel, instalaciones que prestan servicios a los huéspedes y transportación al sitio del evento, así como cualquier actividad recreativa programada por la organización del programa. Por tal motivo, es menester que los miembros de este equipo estén suficientemente informados, no solo de todo lo referente al evento, sino también aspectos como por ejemplo tasa cambiaria, medios impresos de las naciones de origen de los conferencistas e invitados, tiendas especializadas y turísticas de la zona cercana al evento y otras.

4.- ATENCION PERMANENTE EN EL RECINTO 

    El personal de este equipo es el más numeroso y tiene, entre otras, las siguientes responsabilidades:

1.      Apertura del lugar del evento.

2.      Atender al público asistente al evento y dar apoyo logístico al equipo de atención a conferencistas, invitados y pastores, cuando sea necesario.

3.      Reparto del material informativo.

4.      Es responsable de la hidratación y alimentación de los miembros de todos los equipos participantes en el evento.

5.      Responsable de la recolección y acopio de las ofrendas.

6.      Mantener el orden dentro del recinto. Debe lograr mantener la calma en la conducción del público en la entrada y la salida del recinto y, de presentarse alguna eventualidad que lo amerite, conducir racionalmente el desalojo del recinto evitando la propagación del pánico.

7.      Aplicación de primeros auxilios al público asistente, atención de ancianos, discapacitados, damas embarazadas y personas con necesidades especiales y responsables de conducir con seguridad a las personas que necesiten asistencia médica a los lugares destinados a tales efectos.

Este equipo debe estar adiestrado en prevención de accidentes, control de masas y evacuación de recintos, atención de emergencias y primeros auxilios. Este grupo representa el apoyo principal a los demás unidades de Servidores

5.- PROTECCIÓN Y CONTROL DE PÉRDIDAS

A.- PROTECCIÓN A FAMILIA APOSTÓLICA, CONFERENCISTAS E INVITADOS ESPECIALES

            En necesario formar y entrenar un equipo especialmente preparado para protección de la Familia Apostólica. Personal de suma confianza y cuya responsabilidad absoluta es la de brindarles protección en todo momento y satisfacer cualquier necesidad perentoria que tengan.

            Sus principales tareas serán;

-         Protección a pie.

-         Protección vehicular.

-         Guía de conducción urbana o sub urbana.

-         Protección en alojamiento.

-         Conducción por calles y avenidas. (determinación de rutas seguras y rutas alternas)

-         Escolta a vehículos de transportación.

En casos de eventos en lugares diferentes al sitio de residencia de la Familia Apostólica, es recomendable ejercer protección sobre la familia pastoral anfitriona.

B.- PROTECCIÓN A PERSONALIDADES DE LA VIDA PÚBLICA

Por lo regular, los funcionarios públicos y otras personalidades de la vida pública, les es asignada protección por miembros de los respectivos cuerpos de seguridad del Estado o de manera privada pero, esto no significa que debamos desentendernos. Muy por el contrario, pese a la protección que individualmente puedan tener, es nuestra responsabilidad velar porque se sientan seguros y cómodos en el recinto donde se desarrolla el evento.

El personal asignado a este equipo debe conocer perfectamente las normas protocolares gubernamentales para evitar colidir con ellas y perfectamente preparado para colaborar con los funcionarios de seguridad de estas personalidades, en caso de ser requerido. Recordemos que los equipos de Servidores, cualquiera sea su responsabilidad somos la primera impresión de los que asisten al evento, más aún, somos parte de la imagen corporativa de la CCN.       

C.- ATENCIÓN A PASTORES

            A igual que en el punto “A”, a este grupo de personalidades se les debe ofrecer, en la medida de lo posible, un equipo de Servidores dedicados a su atención, es decir, recepción de pastores, sus familiares e invitados, ubicación en los sitios asignados en el local del evento, atención durante el programa (Breakes) y después del evento; acompañamiento al finalizar la jornada hacia el exterior del lugar o hacia el sitio de aparcamiento de sus vehículos o transporte en el caso que se tenga preparado el mismo para este grupo en específico.

D.- PROTECCIÓN DEL RECINTO Y EQUIPOS

            El equipo estructurado para esta responsabilidad se utilizará casi exclusivamente en aquellos lugares donde se requiera trasladar, instalar en el recinto donde se producirá la presentación del evento en específico. Este equipo en cuestión deberá trabajar por turnos las 24 horas del día, cubriendo todos los aspectos para garantizar la seguridad de los equipos encomendados. Es recomendable siempre que en el lugar permanezca también personal técnico (el mínimo necesario), con el propósito de solventar cualquier eventualidad. Se debe establecer, en la medida de lo posible, un horario de trabajo que contemple el desalojo del recinto del evento, del personal que labora y tomar control total del lugar, donde permanecerá el equipo de protección y los técnicos designados.

E.- PROTECCIÓN A VEHÍCULOS

            Es menester diferenciar en este punto la asignación de espacios para el aparcamiento de los vehículos de los diferentes grupos de personas que asisten a un evento, cualquiera sea su magnitud.

1.- FAMILIA PASTORAL

Debemos determinar de antemano al inicio del evento, el lugar específico donde aparcar los vehículos de la familia pastoral (o Apostólica). Debemos ubicar un lugar que sea de fácil acceso, cercano al lugar donde se desarrollará el evento y sobre todo, que se pueda efectuar el retiro del sitio con la mayor rapidez.

2.- CONFERENCISTAS E INVITADOS

Al igual que en el aspecto anterior, el lugar de los vehículos o transportes de los conferencistas e invitados especiales debe estar lo más cercano posible a los vehículos de la familia pastoral con el objeto de lograr el retiro de manera conjunta logrando de esta manera una protección integral al grupo, ya que de esta forma no se dispersan los recursos de seguridad asignados.

3.- VEHÍCULOS DE PASTORES

Los vehículos de pastores de la iglesia así como de otras congregaciones merecen un trato especial. Debemos lograr ubicarlos dentro del perímetro del sitio del evento, procurando la mayor comodidad y seguridad posibles.

4.- VEHÍCULOS ASISTENTES AL EVENTO

Por último, debemos determinar también un área donde podamos recibir los vehículos de los asistentes a la congregación. Este lugar debe ser lo más adyacente posible y de fácil acceso, pudiéndose en cualquier caso utilizar servicios de estacionamientos privados, cercanos a la zona en caso de no poder contar con suficiente espacio. Esta última alternativa es recomendable cuando queremos ahorrar recursos de personal de custodia.

           

Debemos preparar un equipo de Servidores, debidamente entrenados, que se dediquen por turnos a la custodia de los diferentes espacios utilizados para el aparcamiento de los vehículos. Este personal deberá estar equipado de los aditamentos de seguridad obligatorios, como chalecos de seguridad, pitos, linternas etc. y, en la medida de lo posible, se les dotará de equipos de comunicaciones que les faciliten las labores. Los miembros de este equipo deben ser suficientes en números para abarcar las diferentes áreas (excepto cuando utilizamos estacionamientos privados). Este personal se dedicará exclusivamente a la protección, absteniéndose de mover o conducir cualquier vehículo en custodia.

Esta actividad complementa el proceso de protección personal que se les brinda a las diferentes personalidades que asisten al evento y no debe descuidarse en ningún momento. Este equipo debe evitar que ronden por el lugar personas sospechosas o ajenas al evento, evitando la comisión de delitos, daños a la propiedad o en última instancia, acceder a alguna personalidad con propósitos deshonestos.

Al final del evento este equipo apoyará diligentemente las labores del personal responsable de la protección y transportación de las personalidades asistentes. Su labor concluirá al despedir el último vehículo del lugar del evento.

F.-CONTROL DE EMERGENCIAS Y DESALOJO DEL RECINTO.

En emergencias

Aunque ya se trató este punto anteriormente es significativo estructurar dentro del personal de Servidores que atiende a la congregación, un equipo entrenado para atender las emergencias que puedan presentarse en el desarrollo del evento. Dentro de sus funciones están la prevención de accidentes, primeros auxilios, detección, detención preventiva y puesta a resguardo de las autoridades a personas indeseables y la conducción y desalojo del recinto en la ocurrencia de sucesos que pongan en riesgo la integridad de los asistentes.

Final de la jornada diaria

Al final de la jornada diaria, los diferentes líderes de los equipos de Servidores deberán efectuar una evaluación grupal de los procesos protocolares realizados a fin de corregir fallas y perfeccionar cada uno de ellos.

Equipo de clausura.

Es recomendable preparar un equipo de clausura que se encargue de ejecutar la desocupación de materiales y equipos utilizados, limpieza y la entrega del recinto a la autoridad que le competa. El coordinador de este grupo debe solicitar a los líderes de los ministerios y equipos de trabajo el inventario de los diferentes implementos, muebles y equipos utilizados durante el desarrollo de las actividades.

El Ministerio de Servidores, en sus distintas coordinaciones debe atender el resguardo de los implementos contratados y propios, realizando la entrega a través de formato escrito y firmado, así como informar al coordinador del equipo de clausura del evento del retiro de su personal.

NOTA FINAL:

El presente manual ha sido realizado con la única intención de servir de guía teórico-práctica para los miembros del Ministerio de Servidores de la Federación Centro Cristiano para las Naciones en la ejecución y realización de los diferentes eventos que se ejecuten en cualquier lugar donde nuestra Iglesia tenga una congregación. Como hemos expresado al principio, no pretendemos un tratado exhaustivo de lo que es el Ceremonial y El Protocolo.

Es nuestro deseo que esta guía sea el comienzo del despertar del Ministerio a nivel nacional e internacional y, que cada congregación esté en el lugar donde esté, pueda favorecerse de él y perfeccionarlo hasta convertirlo el manual de referencia para la realización de eventos en el mundo cristiano. Su publicación es gratuita y puede ser solicitado por intermedio de siguiente correo: servidoresccn@gmail.com, o a traves de nuestro blog servidoresccn.blospot.com